Barrierefreie Präsentationen und Dokumente erstellen

Datum der Veröffentlichung

Ja, auch bei Dokumenten und Präsentationen kann man für Barrierefreiheit sorgen. Dabei gelten die Grundsätze, die hier schon zu HTML beschrieben wurden.

Die Frage nach dem "Warum?"

Ich nehme euch mal mit auf eine gedankliche Reise. Stellt euch vor, ihr seht nichts und befindet euch beispielsweise auf einem Barcamp. Keine Angst. Die Punkte, zu den Veranstaltungsräumen zu gelangen und euch im Menschengewirr zurechtzufinden, lassen wir mal außen vor. Ihr seid also unfallfrei bei dem Vortrag angekommen, dem ihr folgen wollt. Der Sprechende hat einige Folien zur Unterstützung seines Referates an die Wand geworfen, an denen sich Zuhörer orientieren können. Euch bleibt aber nur, äußerst aufmerksam zuzuhören. Je nach Redestil und Konzentration geht das. Aber euch wird immer etwas entgehen.

Momentan können wir ja alle keine Veranstaltungen vor Ort besuchen. Das hat jedoch nicht nur Nachteile. Denn beispielsweise in BigBlueButton ist es mir nun möglich, während eines Vortrags die Präsentation in Echtzeit, so wie sehend Teilnehmende auch, mitzulesen. Das geht aber nur dann, wenn ein paar Grundregeln befolgt werden. Die gute Nachricht ist, dass vieles davon ohne viel Aufwand umsetzbar ist. Und ihr sorgt zusätzlich dafür, dass eure Präsentationen oder Dokumente durchsuchbar werden. Aber dazu später mehr. Fangen wir vorne an:

Struktur

Egal ob Dokument oder Präsentation - beides braucht eine schlüssige Struktur. Ein Text liest sich besser, wenn er in Absätze gegliedert ist. Noch schneller findet man, wonach man sucht, wenn Themenblöcke mit passenden Überschriften eingeleitet werden. Als Sehende orientiert ihr euch dabei an der Formatierung.

Genau diese Orientierungsmöglichkeit könnt ihr nutzen, um eure Dokumente barrierefrei zu gestalten. Statt beispielsweise in LibreOffice Writer einfach nur die Schriftgröße anzuheben, könnt ihr mit Absatzformatierungen die Überschriften so hervorheben, dass sie hübsch aussehen und dazu auch für Screenreader als solche zu erkennen sind. Ihr müsst dafür sogar weniger klicken. Weniger Arbeit für euch und mehr Übersicht für mich. Klingt doch nach einem guten Deal.

Bilder

Bilder lassen sich genau wie in HTML mit einer Bildbeschreibung versehen. Am Beispiel von LibreOffice Writer erkläre ich, wie das geht:

  • Fügt ein Bild in ein Dokument ein.
  • Ein Doppelklick auf das eingefügte Bild öffnet die Bildeigenschaften.
  • Unter der Registerkarte "Optionen" findet ihr mehrere Textfelder.
  • In das Feld "Alternativtext" gebt ihr die Bildbeschreibung ein.
  • Mit der Schaltfläche "ok" wird die Eingabe bestätigt.

Ich wurde vor kurzem darauf angesprochen, dass man gern handschriftliche Präsentationen verwendet und das vermutlich nicht barrierefrei möglich sei. Doch, das geht. Sofern die Präsentation im Vorfeld angefertigt wird, könnt ihr die einzelnen Seiten oder Präsentationsfolien als Grafikdateien exportieren und diese in eine neue Präsentation oder ein neues Dokument einfügen. Habt ihr das gemacht, könnt ihr wie eben beschrieben Alternativtexte hinzufügen. Die Alternativtexte entsprechen dann natürlich eins zu eins dem, was auf dem jeweiligem Bild zu lesen ist. So habt ihr die ästhetische Wirkung der handschriftlichen Präsentation - und ich kann sie trotzdem mit meinem Screenreader auslesen.

Achtung beim Exportieren

Wenn folgende zwei Dinge befolgt werden, ist schon sehr viel getan:

  • Mit Überschriften arbeiten, wo dies Sinn ergibt.
  • Bilder mit Bildbeschreibungen versehen.

Jetzt muss die Präsentation oder das Dokument nur noch gespeichert werden. Und schon lässt es sich beispielsweise bei BigBlueButton als Präsentation einbinden.

Beim Speichern als PDF gibt es in LibreOffice die Option "Universelle Zugänglichkeit (PDF/UA)". Diese muss ausgewählt werden, damit die PDF-Datei barrierefrei ist. Im Anschluss werden euch mögliche Fehler wie fehlende Bildbeschreibungen aufgelistet. Mit dieser Liste bessert ihr bitte noch einmal nach. Wenn ihr diese Auflistung nicht seht? Dann habt ihr bereits alles richtig gemacht und ich beglückwünsche euch zur erfolgreich erstellten, barrierefreien PDF-Datei.

Wie immer gilt auch hier: Wenn man diese Schritte von Anfang an mitdenkt, kosten sie weniger Zeit und Mühe. Eine kleine Änderung im Arbeitsablauf kann einen enormen Unterschied machen.

Der positive Nebeneffekt

Als Bonus werden die Dokumente und Präsentationen durchsuchbar. Habt ihr eure Präsentation zur Verfügung gestellt und irgendwann sucht jemand nach einem Stichwort, das ihr handschriftlich darin verwendet habt, dann findet man eure Ausführungen in den Suchergebnissen. Daraus können sich potenziell neue Aufträge ergeben.

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Dennis Westphal

Dennis ist IT-Berater bei der Gesellschaft zur Entwicklung von Dingen. Sein Gebiet ist die Barrierefreiheit. Hilfreich dabei: Dennis ist seit Geburt blind. Seine Screencasts erstellt er mit Open-Source-Software.